Framgångsrik förändringsledning i en SAP S/4HANA implementation är det överhuvudtaget möjligt? Nedan beskriver vi hur vi genomförde den implementationsresan med förändringsledning i spetsen hos en av våra kunder. Kundens fokus var på uppföljning och fakturering av komplexa projekt, med stora volymer orderrader inom anläggning respektive service- och underhåll.
”Den förändringsledning som Stretch Evolve levererade var avgörande för vår framgång. Vi upplevde en framgångsrik och kontrollerad go-live med engagerade och medvetna medarbetare till följd av den strukturerade och metodiska ansatsen. Med våra enhetliga arbetssätt och möjligheter till transparent resultatuppföljning har vi en bra grund för effekthemtagning och vidareutveckling mot Business Excellence.” – Medlem i styrgruppen
Med hjälp av förändringsledning i implementationen uppnådde kunden effekter som:
- Ökad konkurrenskraft genom effektivare arbetssätt
- Förbättrad resultatuppföljning
- Högre transparens
- Möjlighet till erfarenhetsåterföring
Förutsättningar för resultatet var dels en samsyn kring målbild och förändring som möjliggjorde en tydlighet i förändringsarbetet, samt att programmet levererade gemensamma processer och enhetliga arbetssätt.
Kunden hade sedan mer än 10 år tillbaka arbetat för att implementera SAP affärssystem. När Stretch Evolve kom in som programledare i slutet av 2021 fanns interna krafter som ansåg sig vara redo att gå live med affärssystemet. Programmet saknade dock samsyn mellan olika intressenter kring behov och lösning. Eftersom projektet, eller åtminstone olika former av arbetet pågått sedan länge; så var trycket på att gå live högt, därför var känslan av tidpress ett konstant faktum.
När Stretch Evolve programledare startade så påbörjades också arbetet med förändringsledning. I september 2022 kom en ny förändringsledare på plats. Kunden önskade vid denna tidpunkt att gå live ska vara i maj 2023.
Inventering för att leda i förändring
För att som förändringsledare skapa sig en bild av situationen började vi med en inventering av vad som fanns på plats – relevant för att kunna leda i förändring. Det visade sig att mycket saknades, bland annat en samsyn bland chefer kring vilken effekt förändringen skulle medföra. Med tanke på en planerad go-live i maj 2023 behövde vi agera snabbt.
Alla stakeholders intervjuades, bland annat om nyttan med affärssystemets införande. Genom intervjuerna fick vi också en bild av hur de som påverkades av det nya affärssystemet ställde sig till det. Vi tog fram en förändringsstrategi som skulle levereras redan en månad senare; i oktober 2022.
Prosci PCT-analys för att bedömma styrkor och svagheter
För att förhålla sig till tidslinjen i relation till en hållbar förändringsstrategi fick styrgruppen i uppdrag att besluta om hur omfattande förändringsarbetet skulle vara. Stretch Evolves förändringsledare definierade fyra nivåer anpassade till kundens läge; från endast utbildning till effekthemtagning – det vill säga när medarbetare tar till sig och använder affärssystemet på ett korrekt sätt.
Styrgruppen beslutade att gå på den mest omfattande nivån. Genom workshops och analyser identifierade vi affärsrisker och motstånd i organisationen. Vi använde Prosci PCT-analys för att bedöma styrkor och svagheter, vilket visade på hög risk inom följande områden:
- Sponsorskap – hur leds förändringen
- Programledning – hur leds programmet
- Förändringsledning – hur stöttar förändringsledaren förändringen
- Framgång – hur tydlig är nyttan av förändringen i organisationen
För att hantera motståndet arbetade vi aktivt med enskilda möten med affärscheferna och använde mätningar för att identifiera var i organisationen motstånd skulle kunna uppstå. Ett nära samarbete med styrgruppen och regelbundna uppföljande möten var avgörande för att få med chefer ombord.
Effekter av programmet ger en ökad konkurrenskraft
En ökad konkurrenskraft genom effektivare arbetssätt, en förbättrad resultatuppföljning, högre transparens och möjlighet till erfarenhetsåterföring var delar av effekter som uppnåddes.
Med starkt stöd i det strukturerade angreppssättet av förändringsledning var organisationen redo att gå live i januari 2024 med sina förbättrade processer och enhetliga arbetssätt – på en modern och framtidssäkrad plattform.
Några viktiga lärdomar från projektet inkluderar vikten av att ha ett relevant business case från start och att ha en tydlig ansvarsfördelning. Det är viktigt att nyckelroller tar sitt ansvar och utför sina uppgifter. Sponsorn är aktiv och synlig genom hela förändringen, programledaren ansvarar för att programmets scope levereras, förändringsledaren ansvarar för att berörda tar till sig och använder de nya arbetssätten och lösningen. Detta genom att arbeta genom chefer och ledare.
Verksamhetens ansvar för att utse, behålla och vidareutveckla nyckelanvändare är en annan mycket viktig punkt att adressera tidigt i programmet. En annan framgångsfaktor var en aktiv och synlig sponsor som stöttade programledningen och förändringsledningen hela vägen.
Trots utmaningar som VD-byten och omorganisationer, lyckades vi till slut att nå våra mål – tack vare en tydlig strategi, hårt arbete och ett engagemang från alla involverade parter.
Vill du också uppleva samma framgång med din förändringsledning?
Vi kan hjälpa din organisation att nå sina mål och maximera effekterna av ditt affärssystem genom strukturerat förändringsarbete. Kontakta oss på hejevolve@stretch.se för att veta mer.